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¡No hay tiempo que perder! Consejos para lograr las metas que te propongas

Llegó el año nuevo (felicidad, amor, salud y prosperidad para usted que me lee) y con él, la ilusión, las ganas y la motivación de desarrollar nuevos proyectos o retomar los que se habían dejado en "standby".  En este escrito hablaré sobre cómo llegar a esas metas que quieres lograr, ya sea, a nivel personal o en tu equipo de trabajo. 

 

1. Aprende a controlar el tiempo

 

Claro, habría que empezar por este punto, quizás el más difícil. Según una investigación reciente, casi una cuarta parte de los adultos de todo el mundo son procrastinadores crónicos, esto quiere decir que entre el 20 al 25% de los adultos tienen una tendencia a procrastinar. Para evitar que la procrastinación nos domine, tenemos que tener claro cuáles son nuestras prioridades. (1)

 

La experta en gestión del tiempo, Laura Vanderkam utiliza la estrategia que compartiré a continuación para ayudarles en este proceso: 

 

Ejercicio por Laura Vanderkam (2)

 

En el lado profesional:  Quiero que pretendan que es el fin del 2019. Se están dando a sí mismos una evaluación de desempeño, ha sido un año profesionalmente increíble para ustedes.  Piensen ¿Qué tres o cinco cosas hicieron que aportó a tan increíble año? - Escríbelas

 

En el lado personal: Quiero que pretendan que es el fin del 2019. Le están escribiendo una carta a un familiar o amigo cercano, sobre lo maravilloso que fue el 2019 ¿Qué tres o cinco cosas hicieron que lo hizo tan increíble? - Escríbelas

 

Y ahora, entre la revisión de desempeño y la carta familiar tienes una lista de seis a diez metas para trabajar este año, solo queda descomponerlos en pasos factibles. 

 

Un buen momento para hacerlo es el viernes por la tarde. El viernes por la tarde es lo que un economista llamaría un tiempo de "bajo costo de oportunidad".  Tomen un tiempo del viernes por la tarde, hagan una lista de prioridad con tres niveles: carrera, relaciones, yo. Busca espacios en la próxima semana para programar las cosas que tengas que hacer en esas tres categorías. Dónde planificarlos depende de usted.

Hay 168 horas en una semana. Eso es mucho tiempo. Si usted trabaja a tiempo completo, 40 horas a la semana, y duerme ocho horas por noche, deja 72 horas para otras cosas. Eso es mucho tiempo. Si usted trabaja  50 horas a la semana, deja 62 horas para hacer otras cosas.

En 168 horas a la semana, creo que podemos encontrar tiempo a lo que nos importa. 

"No necesitamos tanto tiempo para hacer cosas asombrosas.  Los pequeños momentos pueden tener gran poder. Pueden usar su poco tiempo por fragmentos.  Se trata de mirar la totalidad de su tiempo y ver dónde puede estar lo bueno. Hay tiempo. Incluso si estamos ocupados, tenemos tiempo para lo que importa. Y cuando nos centramos en lo que importa, podemos construir la vida que queremos en el tiempo que tenemos." Laura Vanderkam

"Cuando la gente descubre que escribo sobre el manejo del tiempo asumen dos cosas: Una, que soy siempre puntual, cosa que no es cierto. Una vez llegué tarde a mi propio charla de gestión del tiempo." 

 

2. Enfócate en metas realistas a corto plazo

 

Estoy segura que todos conocemos algún familiar, amigo o colega que quiere hacer muchas cosas a la vez y terminan haciendo nada. Muchos de nosotros tenemos un inventario de ideas, actividades y proyectos sin terminar, o peor aún, sin comenzar. El truco, fijarse en una meta realista a corto plazo. 

Albert Bandura y Dale Schun (1981) afirmaban que las metas a corto plazo son más eficaces y nos motivan para seguir adelante, tienen mejores resultados en la ejecución porque ofrecen incentivos inmediatos y retrocomunicación sobre el progreso del individuo, mientras que las metas a largo plazo están demasiado lejos en el tiempo para reunir mucho más esfuerzo o para dirigir las acciones presentes. Ellos lo llamaron el efecto de los proximal goals. (3)

 

3. No olvides ponerle fechas
 

Retomamos nuevamente el punto 1 y el 2, tenemos una lista de prioridad con tres niveles: carrera, relaciones, y yo, trazamos metas realistas a corto plazo en cada una de ellas. Ahora es momento de ponerles fecha. A mi me gusta indicar: fecha de comienzo, indicadores de éxito y fecha de culminación. De esta manera te exigirás más a la hora de lograrlo, te servirá de feedback y te ayudará a seguir delante. 

 

4. Sé fiel a las reuniones de equipo y no le temas al feedback (retrocomunicación)

 

Hace un tiempo escuché una entrevista que le hicieron a Steve Jobs sobre su manera de gestionar proyectos. En la misma, comenta la importancia de las reuniones de equipo. Steve Jobs consiguió que la gran mayoría de estas reuniones de equipo fueran productivas y no una pérdida de tiempo (y dinero). Ken Segall, el antiguo colaborador de Jobs, en su libro "Insanely Simple" (Increíblemente Simple), detalló (entre otros temas) el éxito de estas reuniones. Por ejemplo, Jobs: (4)

 

1. Mantuvo las reuniones lo más pequeñas posibles y con los participantes esenciales. En las reuniones de trabajo participaban pocas personas, las justas y necesarias. Limitar el tamaño de los grupos ayuda a ser más productivos y a trabajar más rápido.

 

2. Tenía un responsable para cada asunto de la reunión. A estos les llamaban DRI (Individuos Directamente Responsables, en sus siglas en inglés). Todo aquel que asistiera a las reuniones y echara un vistazo a la agenda podía conocer quién era el DRI asignado para cada tema o asunto, de tal manera que la coordinación entre unos y otros se convertía en una tarea más fácil gracias a esta práctica productiva.

 

3. Fomentaba la participación y el debate

 

Entrevistador: ¿Y está la gente dispuesta a decir que te equivocas?

Steve Jobs: Por supuesto, hay excelentes discusiones.

Entrevistador: ¿Y las ganas todas?

Steve Jobs: Oh no, ojalá, pero no puedes. Tienes que equivocarte con tus ideas, y las mejores ideas deben prevalecer. 

 

4. Concluía la reunión de equipo con la definición de los próximos pasos. Las reuniones son una herramienta fundamental para la gestión eficaz de equipos, por lo que definir las tareas inmediatas que hay que poner en marcha (muy parecido al "to-do list") es pieza clave en el manual de cualquier organización.

 

5.  Y por último, sácale provecho al error

 

No le temas al fracaso, ni te desanimes cuando algo no sale como lo planificaste. Una de las maneras más eficaces para aprender es la teoría de Thorndike sobre el ensayo y error. Se caracteriza por intentos repetidos y variados que continúan hasta el éxito. 

 

3 aplicaciones que te pueden ayudar en el manejo del tiempo

 

Durante los pasados meses me di la tarea de bajar varias aplicaciones recomendadas para el manejo de tiempo, te comparto las que mejor me funcionaron. 

 

Todoist: esta aplicación te permite organizar tus tareas por proyectos. Puedes crear nuevos proyectos o subproyectos y asignar tareas y subtareas a cada uno. Esta aplicación utiliza el "gamification' aplicado a la productividad, se llama Karma. Un sistema de puntos que te anima a ir completando las tareas para ir subiendo tu nivel de karma. (5)

Trello: aplicación para la gestión de proyectos, hace que la colaboración sea sencilla y divertida. Esta aplicación te permite organizar cualquier proyecto, sea del tipo que sea, de forma flexible, visual, en tiempo real y con la posibilidad de integrar también el intercambio de documentación, sin salir de la misma web. (6)

 

Wunderlist: Sirve para planificar actividades diarias relacionadas con cualquier ámbito. Por ejemplo, organizar los proyectos laborales, planificar las vacaciones, hacer la lista para la despensa familiar, entre muchas otras ideas. Su sistema de recordatorios es perfecto para que nada se te olvide.(7) 

 

 

 

Referencias según el orden en la lectura

1. https://www.apa.org/news/press/releases/2010/04/procrastination.aspx

2. How to gain control of your free time https://www.youtube.com/watch?v=n3kNlFMXslo&t=605s

3. Bandura, A., & Schunk, D. H. (1981). Cultivating competence, self-efficacy, and intrinsic interest through proximal self-motivation. Journal of Personality and Social Psychology, 41(3), 586-598.

http://dx.doi.org/10.1037/0022-3514.41.3.586

4. Segall, K. (2012) What I Learned About Great Meetings from Steve Jobs. https://www.entrepreneur.com/article/223424

5.https://en.todoist.com/guide/getting-started

6. https://trello.com/

7. https://www.wunderlist.com/es/android/

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